Bestyrelsens forretningsorden

1. Ansvarsmatrice
På førstkommende ordinære bestyrelsesmøde fordeles de enkelte medlemmers ansvarsområder. Ansvarsmatrice udfyldes og ligger som bilag til denne forretningsorden. Matricen offentliggøres ved opslag og på hjemmesiden.

2. Bestyrelsesmøder
Bestyrelsen afholder 6 – 8 bestyrelsesmøder om året alt efter behov. En overordnet plan for bestyrelsesmøder udarbejdes på første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen. Formanden indkalder til møderne.

Så vidt muligt berammes på hvert bestyrelsesmøde næste møde.

Både ordinære bestyrelsesmedlemmer og suppleanter deltager i bestyrelsesmøderne. Suppleanterne har ikke stemmeret på bestyrelsesmøderne.

Særligt sagkyndige kan inviteres efter behov.

3. Indkaldelse til bestyrelsesmøder
Formanden indkalder normalt til bestyrelsesmøderne med mindst 1 uges varsel, ved udsendelse af foreløbig dagsorden inklusiv underbyggende materiale om de emner der skal behandles på mødet. Varslet kan dog nedsættes, såfremt særlige forhold gør det nødvendigt.

Så snart bestyrelsesmøderne er berammet, sendes en mail ud til alle medlemmer via Golfbox, så klubbens medlemmer har mulighed for at komme med input/forslag til bestyrelsesmødet.

Input/forslag til bestyrelsesmøder skal indleveres til formanden eller manageren senest 4 dage før bestyrelsesmødets afholdelse.

4. Dagsorden
Dagsordenen og underbyggende materiale udarbejdes af formanden i samråd med manageren.

Dagsordenen skal som minimum indeholde følgende punkter

  • Godkendelse/opfølgning af sidste mødereferat.
  • Status fra manageren
  • Status for de enkelte ansvarsområder
  • Aktuelle emner
  • Eventuelt
  • Fastsættelse af næste møde


5. Afholdelse af bestyrelsesmøder

Møderne ledes af formanden. Møderne afholdes i Kaj Lykke Golfklub eller andet sted efter nærmere aftale.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig når over halvdelen af bestyrelsen er til stede.

Afgørelser træffes ved simpel flertal og i tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.

6. Referater
Sekretæren udfærdiger referat af alle bestyrelsesmøder indeholdende oplysninger om tid, sted, deltagere og beslutninger.

Sekretæren udsender referat senest 3 dage efter mødets afholdelse til bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.

På næstkommende bestyrelsesmøde underskrives referatet af bestyrelsen.

Sekretæren skal sikre at alle referater bliver opbevaret samlet et sted og er tilgængelige ved bestyrelsesmøder m.m.

7. Bestyrelsens ansvar
Bestyrelsen har det overordnede ansvar for klubbens anliggender og skal sørge for, at der er en forsvarlig organisation tilstede i klubben til at varetage driften.

Bestyrelsen er ansvarlig for at klubben ledes og drives i henhold til klubbens vedtægter og beslutninger taget på ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger.

Bestyrelsen skal fastlægge de retningslinjer og anvisninger, der skal gælde for klubbens manager og skal føre tilsyn med, at udførelse af managerfunktionen foregår på forsvarlig måde i overensstemmelse hermed.

Bestyrelsen ansætter og afskediger klubbens manager.

Bestyrelsen ansætter og afskediger administrative medarbejdere og træner/trænerassistenter efter indstilling fra manageren.

Bestyrelsen ansætter og afskediger greenkeepere efter indstilling fra baneudvalgsformanden.

Bestyrelsen er ansvarlig for forhandlinger med restauranten.

Bestyrelsen skal assistere manageren i udførelse af manager funktionen, idet den definerer de enkelte bestyrelsesmedlemmers ansvarsområder så manageren har en kontaktperson.

8. Klubbens daglige ledelse
Manageren har den daglige ledelse af Kaj Lykke Golfklub og repræsenterer i dagligdagen klubben udadtil.

Manageren varetager den daglige ledelse af klubben ud fra de af bestyrelsens vedtagne principielle retningslinjer og klubbens vedtægter.

Manageren har ansvaret for den daglige drift i klubben.

Manageren har beføjelse og myndighed til at købe/igangsætte aktiviteter, hvis dette ikke medfører udgifter over kr. 10.000 samt er indenfor budgettets rammer. Ved alle dispositioner ud over kr. 10.000 forelægges dette bestyrelsen/kasser til godkendelse inden det foretages.

Manageren har den daglige kontakt til:

  • Sekretariatet
  • Restauranten
  • Greenkeepere
  • Klubbens udvalg
  • Klubber i Klubben
  • Samarbejdspartnere
  • Etc.

Klubbens greenkeepere ledes af chefgreenkeeperen, der refererer direkte til baneudvalgsformanden.

Greenkeeperchef og manager drager i fællesskab omsorg for den daglige kommunikation vedr. aktiviteter og arbejde på og omkring Kaj Lykke Golfklubs anlæg.

9. Managerens deltagelse i bestyrelsesmøderne
Manageren aflægger på hvert bestyrelsesmøde beretning om

  • Aktiviteter/hændelser siden sidste bestyrelsesmøde
  • Aktiviteter i den kommende periode
  • Nye opgaver/tiltag

Manageren orienterer om usædvanlige og ekstraordinære forhold, ligesom manageren kan stille spørgsmål til bestyrelsen og omvendt.

Kasser fremskaffer, i samråd med manager, de perioderegnskaber og budgetter, bestyrelsen måtte have anmodet om.

Kasser/manager udsender senest den 10. i hver måned en balance til bestyrelsen.

10. Årsregnskab og budgetter
Kasserer, greenkeeperchef og manager udarbejder i fællesskab budget for det kommende år primo december.

Kasserer udarbejder, i samråd med manager, udkast til årsregnskab senest 15. januar i det efterfølgende år, således at materialet kan være færdigt til generalforsamlingen.

Årsregnskab behandles herefter af bestyrelsen på et bestyrelsesmøde, hvorunder bestyrelsen påser, at regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med vedtægterne og gældende lovgivning.

Bestyrelsen udarbejder under dette møde årsberetningen og træffer beslutning om bestyrelsens indstilling til generalforsamlingen.

Herefter underskriver bestyrelsesmedlemmerne årsregnskabet og årsberetningen.

11. Tavshedspligt
Bestyrelsens medlemmer og suppleanter har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i deres egenskab som medlem af bestyrelsen, medmindre der er tale om forhold, der er bestemt til eller ifølge lovgivningen underlagt ubegrænset offentlighed.

Såfremt et medlem fratræder, skal han/hun straks til bestyrelsesformanden tilbagelevere alt fortroligt materiale, denne måtte være i besiddelse af samt eventuelle kopier heraf.

-oo0oo-

Således vedtaget på bestyrelsesmødet, den 6. april 2010.