Bestyrelsens forretningsorden

Hvorfor er det nødvendigt med en visionsplan for Kaj Lykke Golfklub (KLG)?

KLG er stiftet i 1988 og fejrede således i 2013 25 års jubilæum. Billedligt talt kan man vel sige, at KLG nu har overstået puberteten og er blevet voksen. KLG er kommet godt igennem pionerfasen og er nu godt på vej ind i, hvad der kan kaldes en modenhedsfase. KLG skal lære at stå på egne ben.

Kaj Lykke Golfklub er stiftet og Kaj Lykke Golfbane er etableret, af gode, flittige mennesker, med et stort hjerte for golfen, et stort lokalt netværk, gå på mod og ikke mindst med en passende portion risikovillig kapital.

En god og vestjysk måde at gøre tingene på og lad os bare slå helt fast, at uden disse mennesker og deres netværk, havde der ikke været noget der hed Kaj Lykke Golfklub.

Men det er også ganske klart, at noget sådant ikke varer ved. KLG skal altså til at lære at stå på egne ben (vi kan håbe at de gode støtter endnu holder hånden under os) men KLG har først og fremmest brug for at udvikle sig fra ikke kun at være en klub, men til også at være en professionel forretning. Et fremtidigt godt klubliv vil være betinget af en god økonomi med en solid bundlinie.

Og netop økonomien bliver de kommende års største udfordring. Hvordan sikrer vi nødvendig økonomi til en fortsat positiv udvikling af KLG? Kan det lade sig gøre med de nuværende kontingentstørrelser og det nuværende medlemsantal? Findes der alternative finansieringskilder?
Der er mange og meget centrale spørgsmål, der rejser sig og som vi skal have fundet svar på. Det er klart, at noget sådant kræver både en plan og en god lang diskussion for hvad vil vi på både kort og lang sigte? Hvordan sikrer vi en professionel ledelse af klubben? Hvordan sikrer vi en professionalisering af bestyrelsesarbejdet?

Dette og meget mere prøver bestyrelsen med nærværende visionsplan at give et bud på. Men om Kaj Lykke Golfklub skal udvikle sig i den ene eller anden retning, det er noget medlemmerne bestemmer ikke bestyrelsen.

Derfor skal planen heller ikke ses som noget ultimativt. Det er et udspil og dermed altså noget der er til diskussion. Det er bestyrelsens håb, at alle medlemmer, i de kredse hvor de færdes i klubben, vil diskutere visionsplanen. Hvad er man enig i og hvad er man uenig i og hvilke andre forslag kan man komme op med?

Vi har prøvet at nå hele vejen rundt, men der er sikkert noget, vi har overset. Har vi glemt noget væsentligt, er det således ikke af ond vilje, men blot fordi vores fantasi ikke rakte længere

Bestyrelsen vil lægge op til, at visionsplanen bliver kernen i den kommende generalforsamling. Vi skal naturligvis have klaret alt det, der nu engang er en obligatorisk øvelse på en generalforsamling, det vil vi forsøge at komme igennem uden for mange svinkeærinder (dog med respekt for medlemsdemokratiet), men resten af generalforsamlingen syntes vi, bør være med afsæt i visionsplanen.

Det er bestyrelsens håb, at det må blive en god og sund debat med respekt for alle vore forskelligheder.

Klik her for at se hele visionsplanen.

1. Ansvarsmatrice

På førstkommende ordinære bestyrelsesmøde fordeles de enkelte medlemmers ansvarsområder. Ansvarsmatrice udfyldes og ligger som bilag til denne forretningsorden. Matricen offentliggøres ved opslag og på hjemmesiden.

2. Bestyrelsesmøder

Bestyrelsen afholder 6 – 8 bestyrelsesmøder om året alt efter behov. En overordnet plan for bestyrelsesmøder udarbejdes på første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen. Formanden indkalder til møderne.

Så vidt muligt berammes på hvert bestyrelsesmøde næste møde.

Både ordinære bestyrelsesmedlemmer og suppleanter deltager i bestyrelsesmøderne. Suppleanterne har ikke stemmeret på bestyrelsesmøderne.

Særligt sagkyndige kan inviteres efter behov.

3. Indkaldelse til bestyrelsesmøder

Formanden indkalder normalt til bestyrelsesmøderne med mindst 1 uges varsel, ved udsendelse af foreløbig dagsorden inklusiv underbyggende materiale om de emner der skal behandles på mødet. Varslet kan dog nedsættes, såfremt særlige forhold gør det nødvendigt.

Så snart bestyrelsesmøderne er berammet, sendes en mail ud til alle medlemmer via Golfbox, så klubbens medlemmer har mulighed for at komme med input/forslag til bestyrelsesmødet.

Input/forslag til bestyrelsesmøder skal indleveres til formanden eller manageren senest 4 dage før bestyrelsesmødets afholdelse.

4. Dagsorden

Dagsordenen og underbyggende materiale udarbejdes af formanden i samråd med manageren.

Dagsordenen skal som minimum indeholde følgende punkter

• Godkendelse/opfølgning af sidste mødereferat.
• Status fra manageren
• Status for de enkelte ansvarsområder
• Aktuelle emner
• Eventuelt
• Fastsættelse af næste møde

5. Afholdelse af bestyrelsesmøder

Møderne ledes af formanden. Møderne afholdes i Kaj Lykke Golfklub eller andet sted efter nærmere aftale.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig når over halvdelen af bestyrelsen er til stede.

Afgørelser træffes ved simpel flertal og i tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.

6. Referater

Sekretæren udfærdiger referat af alle bestyrelsesmøder indeholdende oplysninger om tid, sted, deltagere og beslutninger.

Sekretæren udsender referat senest 3 dage efter mødets afholdelse til bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.

På næstkommende bestyrelsesmøde underskrives referatet af bestyrelsen.

Sekretæren skal sikre at alle referater bliver opbevaret samlet et sted og er tilgængelige ved bestyrelsesmøder m.m.

7. Bestyrelsens ansvar

Bestyrelsen har det overordnede ansvar for klubbens anliggender og skal sørge for, at der er en forsvarlig organisation tilstede i klubben til at varetage driften.

Bestyrelsen er ansvarlig for at klubben ledes og drives i henhold til klubbens vedtægter og beslutninger taget på ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger.

Bestyrelsen skal fastlægge de retningslinjer og anvisninger, der skal gælde for klubbens manager og skal føre tilsyn med, at udførelse af managerfunktionen foregår på forsvarlig måde i overensstemmelse hermed.

Bestyrelsen ansætter og afskediger klubbens manager.

Bestyrelsen ansætter og afskediger administrative medarbejdere og træner/trænerassistenter efter indstilling fra manageren.

Bestyrelsen ansætter og afskediger greenkeepere efter indstilling fra baneudvalgsformanden.

Bestyrelsen er ansvarlig for forhandlinger med restauranten.

Bestyrelsen skal assistere manageren i udførelse af manager funktionen, idet den definerer de enkelte bestyrelsesmedlemmers ansvarsområder så manageren har en kontaktperson.

8. Klubbens daglige ledelse

Manageren har den daglige ledelse af Kaj Lykke Golfklub og repræsenterer i dagligdagen klubben udadtil.

Manageren varetager den daglige ledelse af klubben ud fra de af bestyrelsens vedtagne principielle retningslinjer og klubbens vedtægter.

Manageren har ansvaret for den daglige drift i klubben.

Manageren har beføjelse og myndighed til at købe/igangsætte aktiviteter, hvis dette ikke medfører udgifter over kr. 10.000 samt er indenfor budgettets rammer. Ved alle dispositioner ud over kr. 10.000 forelægges dette bestyrelsen/kasser til godkendelse inden det foretages.

Manageren har den daglige kontakt til:

• Sekretariatet
• Restauranten
• Greenkeepere
• Klubbens udvalg
• Klubber i Klubben
• Samarbejdspartnere
• Etc.

Klubbens greenkeepere ledes af chefgreenkeeperen, der refererer direkte til baneudvalgsformanden.

Greenkeeperchef og manager drager i fællesskab omsorg for den daglige kommunikation vedr. aktiviteter og arbejde på og omkring Kaj Lykke Golfklubs anlæg.

9. Managerens deltagelse i bestyrelsesmøderne

Manageren aflægger på hvert bestyrelsesmøde beretning om

• Aktiviteter/hændelser siden sidste bestyrelsesmøde
• Aktiviteter i den kommende periode
• Nye opgaver/tiltag

Manageren orienterer om usædvanlige og ekstraordinære forhold, ligesom manageren kan stille spørgsmål til bestyrelsen og omvendt.

Kasser fremskaffer, i samråd med manager, de perioderegnskaber og budgetter, bestyrelsen måtte have anmodet om.

Kasser/manager udsender senest den 10. i hver måned en balance til bestyrelsen.

10. Årsregnskab og budgetter

Kasserer, greenkeeperchef og manager udarbejder i fællesskab budget for det kommende år primo december.

Kasserer udarbejder, i samråd med manager, udkast til årsregnskab senest 15. januar i det efterfølgende år, således at materialet kan være færdigt til generalforsamlingen.

Årsregnskab behandles herefter af bestyrelsen på et bestyrelsesmøde, hvorunder bestyrelsen påser, at regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med vedtægterne og gældende lovgivning.

Bestyrelsen udarbejder under dette møde årsberetningen og træffer beslutning om bestyrelsens indstilling til generalforsamlingen.

Herefter underskriver bestyrelsesmedlemmerne årsregnskabet og årsberetningen.

11. Tavshedspligt

Bestyrelsens medlemmer og suppleanter har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i deres egenskab som medlem af bestyrelsen, medmindre der er tale om forhold, der er bestemt til eller ifølge lovgivningen underlagt ubegrænset offentlighed.

Såfremt et medlem fratræder, skal han/hun straks til bestyrelsesformanden tilbagelevere alt fortroligt materiale, denne måtte være i besiddelse af samt eventuelle kopier heraf.

-oo0oo-

Således vedtaget på bestyrelsesmødet, den 6. april 2010.